QUALITÀ & SICUREZZA
NELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Oggetto del servizio
Il servizio di attestazione della Qualità & Sicurezza nella Conservazione Sostitutiva permette alle organizzazioni che effettuano la conservazione sostitutiva dei documenti di ottenere l'attestazione, di terza parte indipendente, sul processo di conservazione da loro implementato. L'attestazione certificherà che il processo di conservazione adottato soddisfa sia un insieme di requisiti derivati dalla normativa vigente applicabile, sia la coerenza con le best practices applicabili derivati da norme internazionali quali la ISO 9001 e la ISO/IEC 27001. E' prevista una attestazione iniziale, la sorveglianza annuale e la ri-attestazione con cadenza triennale, in modo analogo a quanto effettuato a livello internazionale per la certificazione dei sistemi di gestione aziendale.
Applicabilità
Il servizio applicabile ad aziende di qualsiasi settore merceologico sia private, sia pubbliche che effettuano conservazione sostitutiva di documenti informatici o cartacei oppure fatturazione elettronica.
Requisiti generali
L'organizzazione cliente deve dimostrare di avere implementato il sistema di conservazione sostitutiva sia dal punto di vista tecnico (funzionalità del sistema IT, misure di sicurezza fisiche logiche e procedurali), sia dal punto di vista organizzativo e dei processi, in accordo con la normativa applicabile. Il sistema per la conservazione sostitutiva deve infatti essere implementato in modo tale da fornire una ragionevole fiducia sulla sua capacità di conservare per un lungo arco temporale i documenti informatici sia originati dalla scansione di documenti analogici, sia prodotti direttamente in formato elettronico.
Riferimenti applicabili
In questo contesto la normativa applicabile piuttosto articolata in quanto i requisiti per la verifica sono derivati da Decreti Legge, Decreti Legislativi, Deliberazioni di CNIPA e tengono in considerazione anche alcune circolari e risoluzioni dell'Agenzia delle Entrate.
Documenti per avvio pratica
Per avviare la pratica di attestazione devono essere preparati i seguenti documenti:
- Domanda di attestazione
- Accettazione offerta tecnico/economica riportante anche le clausole contrattuali (firma in calce alla stessa)
- Manuale della Conservazione Sostitutiva
- Elenco delle procedure di gestione del Processo di Conservazione Sostitutiva
- Documento Programmatico di Sicurezza ai sensi del D. Lgs. 196/2003, se applicabile
- Elenco della modulistica utilizzata per la raccolta, selezione e analisi dei dati relativi alla gestione del Processo di Conservazione Sostitutiva
Procedure di valutazione della conformità
Lo svolgimento delle attività di valutazione della conformità affidato ad un team di esperti debitamente qualificati e vengono pianificate le attività da svolgere. Le attività sia di valutazione documentale (Fase 1), sia di Audit presso il Cliente (Fase 2) terminano con la redazione di relativi rapporti di valutazione con le evidenze di eventuali rilievi e/o non conformità emesse.
Sorveglianza
Anche in sorveglianza tutte le attività previste terminano con la redazione di un rapporto di verifica con le evidenze di eventuali rilievi e/o non conformità In funzione delle sorveglianze da effettuare viene stilato il piano annuale che prevede anche la visita presso le sedi interessate dal procedimento.
Costi per l'attestazione
L'attività viene condotta sulla base di un preventivo accettato dal Cliente. I costi esposti sono basati sulla base delle giornate uomo da erogare. Le voci di fatturazione sono riconducibili alle visite ispettive previste e al rilascio dell'attestazione.
Costi per la sorveglianza
Anche i costi per le visite di mantenimento ordinarie saranno riportate nel preventivo accettato.
Costi per attività speciali
Per attività speciali si intendono visite ispettive che vengono svolte a latere dei procedimenti di attestazione e/o di sorveglianza. Queste attività vengono fatturate su base oraria secondo la logica del time consuming.
Le tipologie di visite speciali sono di seguito annoverate:
- verifica preliminare (check up)
- check-up aggiuntivi di avvicinamento
- follow-up
- estensione
- assistenza normativa
Validità dell'attestazione
L'attestazione vale per un triennio. Sull'attestazione viene riportata la data della prima emissione e viene indicata anche la data di scadenza conteggiata dalla data di attestazione. Alla scadenza l'organizzazione Cliente viene sottoposta a procedimento di ri-attestazione. Per la ri-attestazione viene replicato quanto previsto per l'attestazione e a fronte di esito positivo ne consegue la ri-emissione dell'attestazione con estensione della data di scadenza per un ulteriore triennio. Qualora debbano essere apportate delle modifiche all'attestazione rilasciata, come nel caso del cambiamento di sede aziendale, la stessa viene riemessa con data differente da quella di prima emissione e viene indicata la data di emissione corrente.
Costi per attività speciali
Per attività speciali si intendono visite (tipicamente sopralluoghi o meeting tecnici) che vengono svolti a latere dei procedimenti oggetto del servizio contrattato. Queste attività vengono fatturate su base oraria secondo la logica del time consuming.